ในหลายครั้งที่การเสนอซื้ออุปกรณ์ด้านไอทีมักจะไม่ได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารหรือเจ้าของบริษัท เนื่องจากข้อมูลที่นำเสนอมีน้อยเกินไปที่จะตัดสินใจ บ่อยครั้งที่เจ้าหน้าที่ไอทีมักจะส่งแค่ใบเสนอราคา (Quotation) ไปให้เพียงอย่างเดียว หรือบางครั้งแนบเอกสารเชิงเทคนิค (เช่น Data Sheet) แต่ก็มักจะถูกปฎิเสธกลับมาเพราะเห็นว่าราคาแพงเป็นประจำ ปัญหาดังกล่าวน่าเรียกได้ว่าเป็นปัญหาคลาสสิกของชาวไอทีเลยก็ว่าได้ ซึ่งปัญหาดังกล่าวเกิดจากข้อมูลที่ใช้ในการนำเสนอไม่เพียงพอทำให้การตัดสินใจผิดพลาดจากข้อมูลที่ไม่ครบถ้วนนั่นเอง (ส่วนมากผู้บริหารหรือเจ้าของบริษัทไม่เข้าใจข้อมูลเชิงเทคนิคที่ส่งไป เพราะถ้าหากเข้าใจก็ไม่จำเป็นต้องจ้างเจ้าหน้าที่ไอทีเพื่อมาดูแลก็ได้) ซึ่งหนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยให้พิจารณาข้อมูลมากขึ้นเพื่อช่วยในการตัดสินใจคือ Total Cost of Ownership หรือ TCO นั่นเอง
TCO คืออะไร? ย่อมาจากอะไร
TCO คืออะไร — TCO (Total Cost of Ownership) คือแนวคิดคำนวณ ‘ต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของ’ ระบบไอที ครอบคลุมทั้งค่า Hardware, Software, Maintenance/Support, บุคลากร ตลอดจนค่าเสียโอกาสจาก Downtime และ Productivity Losses ดังนั้น TCO ย่อมาจาก Total Cost of Ownership ซึ่งช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้จาก ‘ต้นทุนจริง’ ไม่ใช่แค่ราคาซื้อเริ่มต้น (Initial Cost)
ความสำคัญของ TCO ต่อการลงทุนด้านไอที
- ลดความเสี่ยง “เลือกของถูกแต่แพงในระยะยาว”
- เห็นต้นทุนแฝง (คน/เวลา/ซ่อมบำรุง/หยุดให้บริการ) ชัดเจน
- ใช้เทียบเคียงทางเลือก “ซื้อ/เช่า/บริการแบบ Managed Service” ได้ยุติธรรม
อ้างอิงตามคำนิยามของ Gartner ระบุว่า Total Cost of Ownership คือการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทางด้านไอทีรวมไปถึงค่าใช้จ่าย (Cost) อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องด้วย ยกตัวอย่างเช่น ด้านไอที TCO จะประกอบไปด้วยค่าใช้จ่ายด้านฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ การบริหารจัดการและการสนับสนุน (Support) ค่าใช้จ่ายด้านการติดต่อสื่อสาร ค่าใช้จ่ายของผู้ใช้งาน รวมไปถึงค่าอบรมการใช้งาน ค่าความเสียหายในการผลิต (productivity losses) และค่าความเสียหายเมื่อระบบใช้งานไม่ได้ (cost of downtime) อีกด้วย
ตัวอย่างการคำนวณ TCO (Case Study Firewall)
เพื่อให้เห็นภาพมากยิ่งขึ้นผมขอยกตัวอย่าง บริษัท ABC Company มีการใช้งานไฟร์วอลล์ยี่ห้อ XYZ อยู่ ซึ่งเป็นอุปกรณ์ที่มีการใช้งานมากเป็นระยะเวลามากกว่า 5 ปีแล้ว กำลังพิจารณาซื้ออุปกรณ์ใหม่มาทดแทน หรือเช่าใช้อุปกรณ์ดังกล่าวจากผู้บริการ โดยมีทางเลือกดังนี้
- ใช้งานอุปกรณ์เดิมจะเสียค่าต่ออายุปีละ 40,000 บาท และเจ้าหน้าที่ไอทีที่ต้องดูแลปีละ 50,000 บาท เนื่องจากเป็นอุปกรณ์เก่ามักจะมีปัญหาช่วงเวลางานที่มีการใช้งานหนัก และอุปกรณ์มักจะค้างนอกเวลางานทำให้ต้องเข้ามาที่ออฟฟิสเพื่อแก้ไขปัญหา
- ซื้ออุปกรณ์ใหม่ทดแทนอุปกรณ์เดิม โดยอุปกรณ์ใหม่ราคา 120,000 บาท มีค่าอบรมการใช้งาน 10,000 บาท หลังจากนั้นจะเสียค่าต่ออายุและค่าดูแลโดยเจ้าหน้าที่ไอทีปีละ 12,000 และ 30,000 บาทตามลำดับ
- เช่าใช้อุปกรณ์ดังกล่าว โดยเป็นรุ่นเดียวกับทางเลือกที่ 2 ซึ่งมาพร้อมกับการดูแลหลังการขาย (Managed Service) โดยเสียค่าใช้จ่ายปีละ 50,000 บาท และประเมินว่าเจ้าหน้าที่ไอทีจะดูแลปีละ 20,000 บาท เนื่องจากทางผู้ให้บริการดูแลและให้คำปรึกษาตลอดการใช้งาน
จากทางเลือกทั้ง 3 แบบดังกล่าว เมื่อลองทำตารางเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นทั้งหมดในระยะเวลา 3 ปีจะได้ดังนี้
| No |
Solution |
Categories |
Year 0 |
Year 1 |
Year 2 |
Year 3 |
Total Cost without Engineer |
Total Cost of Ownership |
| 1 |
Use current firewall |
Hardware |
- |
- |
- |
- |
120,000 |
270,000 |
| MA/ Subscription |
- |
40,000 |
40,000 |
50,000 |
| Rental |
- |
- |
- |
- |
| Engineer |
- |
50,000 |
50,000 |
50,000 |
| 2 |
New firewall |
Hardware |
120,000 |
- |
- |
- |
156,000 |
256,000 |
| MA/ Subscription |
- |
12,000 |
12,000 |
12,000 |
| Rental |
- |
- |
- |
- |
| Engineer |
10,000 |
30,000 |
30,000 |
30,000 |
| 3 |
Rental firewall with managed service |
Hardware |
- |
- |
- |
- |
165,000 |
225,000 |
| MA/ Subscription |
- |
- |
- |
- |
| Rental |
- |
55,000 |
55,000 |
55,000 |
| Engineer |
- |
20,000 |
20,000 |
20,000 |
Initial Cost vs Total Cost of Ownership ต่างกันอย่างไร
จากตารางด้านบน Year 0 คือค่าใช้จ่ายที่ต้องเสียในครั้งแรก (Initial Cost) ส่วน Year 1 – Year 3 คือค่าใช้จ่ายในปีที่ 1 ถึงปีที่ 3 ตามลำดับ โดยจากตารางดังกล่าวหากเราพิจารณาจากค่าใช้จ่ายจริง (แถว Total Cost without engineer) จะพบว่าควรจะต่ออายุอุปกรณ์ตัวเดิมต่อไปเพราะต้นทุนต่ำที่สุด แต่ในความเป็นจริงแล้วระบบจะมีปัญหาทำงานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพเพราะอุปกรณ์เก่าและเจ้าหน้าที่ไอทีต้องมาดูแลในช่วงนอกเวลางานอีกด้วย (พูดง่ายๆ คือถ้าระบบเดิมดีอยู่แล้ว เราจะมาหากทางเลือกอื่นทำไม?) หากพิจารณาจาก Total Cost of Ownership จะเป็นการแสดงต้นทุนทั้งหมด ซึ่งจะเห็นได้ว่าทางเลือกที่ 3 ในการเช่าใช้อุปกรณ์พร้อมทั้งการบริการหลังการขายจะมีราคาถูกที่สุด อีกทั้งยังมีความเสี่ยงน้อยเพราะถ้าหากการให้บริการไม่ดีก็สามารถยกเลิกได้และค่อยพิจารณาทางเลือกที่ 2 ในการซื้ออุปกรณ์ทดแทน
จะเห็นได้ว่าการพิจารณาแบบ Total Cost of Ownership จะเป็นรูปแบบการพิจารณาที่เห็นต้นทุนทั้งหมด ทั้งทางตรงและทางอ้อมเพื่อช่วยในการตัดสินใจด้านไอทีได้เป็นอย่างดี
หมายเหตุ: เนื่องจากเป็นการคำนวณต้นทุนในภาพรวมทั้งหมด จึงขอไม่ลงรายละเอียดในการพิจารณาการลงทุนตามหลักประเมินโครงการทางการเงิน เช่น Payback Period, Net Present Value (NPV) หรือ Internal Rate of Return (IRR) เนื่องจากไม่มีข้อมูลด้านรายได้ และไม่ต้องการให้เกิดความสับสนและซับซ้อนเกินความจำเป็น
Cloud First Policy คืออะไร และเกี่ยวข้องกับ TCO อย่างไร
Cloud First Policy คือ แนวนโยบายที่ให้องค์กร ‘พิจารณาใช้ Cloud Computing เป็นตัวเลือกแรก’ ในการพัฒนา/อัปเกรดระบบไอที เพราะช่วย ลด TCO จากการไม่ต้องลงทุนฮาร์ดแวร์เอง ลดงานบำรุงรักษา และปรับใช้แบบ Pay-as-you-go ได้ เหมาะกับองค์กรที่ต้องการยืดหยุ่นและขยายตัวเร็ว
Cloud Computing ช่วยลด TCO ได้อย่างไร
- ลดค่า Hardware และ Data Center (ไฟ/พื้นที่/อะไหล่)
- ลด Maintenance/Support เพราะผู้ให้บริการดูแลแทน (Managed Service)
- จ่ายตามใช้จริง (Pay-as-you-go) และปรับเพิ่ม/ลดทรัพยากรคล่องตัว
- เพิ่ม เสถียรภาพ/ลด Downtime → ลด Productivity Losses
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
- Q: TCO คืออะไร / TCO ย่อมาจากอะไร?
- A: TCO (Total Cost of Ownership) คือการคำนวณต้นทุนรวมของการเป็นเจ้าของระบบไอที ครอบคลุมต้นทุนตรงและแฝง ไม่ใช่แค่ราคาซื้อเริ่มต้น
- Q: Cloud First Policy คืออะไร?
- A: นโยบายที่ให้องค์กรพิจารณา Cloud เป็นทางเลือกแรก เพื่อเพิ่มความยืดหยุ่นและ ลด TCO
- Q: Cloud Computing ช่วยลด TCO ได้จริงไหม?
- A: โดยทั่วไปช่วยลดค่า Hardware/ดูแลรักษา/บุคลากร และคิดค่าบริการตามใช้จริง จึงช่วยลด TCO ระยะยาว
อ้างอิง: