เราอาจจะเคยได้ยินระบบ ERP หรือ Enterprise Resource Planning กันมาบ้างไม่มากก็น้อย แล้วระบบ ERP คือระบบอะไร? เข้ามาช่วยธุรกิจได้อย่างไร? ในบริษัทขนาดใหญ่มีการบริหารจัดการได้อย่างไร? แล้วบริษัทของเราจำเป็นต้องใช้งานระบบ ERP แล้วหรือยัง? บทความนี้จะอธิบายเรื่องเหล่านี้ไปด้วยกัน...
ก่อนอื่นเลย ลองนึกภาพกระบวนการทำงานในองค์กรแต่ละองค์กร ก็จะพบว่าขั้นตอนการทำงานของแต่ละองค์กรไม่เหมือนกัน ผมขอยกตัวอย่างธุรกิจคร่าวๆ เช่น
- ร้านอาหาร ขั้นตอนเริ่มต้นจากการจองคิวล่วงหน้า (ถ้ามี) เมื่อลูกค้าเข้ามาที่ร้านมีการสั่งอาหารที่โต๊ะ รายการอาหารต้องส่งต่อไปที่ครัว เมื่อครัวทำอาหารเสร็จต้องเสิร์ฟอาหารที่โต๊ะ จากนั้นก็ชำระค่าบริการ ซึ่งกระบวนการทั้งหมดจะต้องรวมไปถึงการจัดการวัตถุดิบ การคำนวณปริมาณวัตถุดิบต่างๆ รวมไปถึงการทำบัญชี และการบันทึกเวลาเข้าออกของพนักงาน เป็นต้น หากเป็นร้านขนาดไม่ใหญ่มากก็ไม่จำเป็นต้องใช้ระบบเข้ามาช่วยเหลือ แต่ถ้าร้านมีขนาดใหญ่ มีจำนวนโต๊ะหลายสิบโต๊ะ หรือมีหลายสาขาแล้วจะบริหารจัดการได้อย่างไร?
- โรงงานการผลิต ขั้นตอนเริ่มจากทีมขายรับออเดอร์การผลิตจากลูกค้า ต้องคำนวณวันผลิตเพื่อให้ตรงกับวันส่งมอบสินค้า รวมไปถึงการคำนวณวัตถุดิบที่ต้องใช้งานว่าต้องใช้จำนวนเท่าไหร่? มีระยะเวลาการส่งวัตถุดิบเป็นอย่างไร? มีระยะเวลาการส่งสินค้าเป็นอย่างไร? ใช้เวลาในการผลิตนานแค่ไหน? มีการตรวจสอบคุณภาพสินค้าเป็นอย่างไร?
- ร้านค้าที่มีทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์ เมื่อลูกค้าเลือกซื้อสินค้าและชำระเงิน จะต้องมีการตัดสต๊อกสินค้าออกไป แล้วเราจะต้องซื้อสินค้ามาเติมในสต๊อกเมื่อไหร่? จำนวนเท่าไหร่? มีสินค้าไหนค้างสต็อกมานานแล้ว ในกรณีสินค้าเป็นอาหารที่มีวันหมดอายุสินค้าไหนใกล้หมดอายุ (Aging) จะต้องจัดโปรโมชันเพื่อขายสินค้าเหล่านั้น สินค้าไหนขายดี สินค้าไหนมีการซื้อซ้ำบ่อยที่สุด ลูกค้ารายไหนที่มีการซื้อซ้ำและจะแนะนำให้ซื้อสินค้าเพิ่มขึ้น (Upselling และ Cross Selling)
จากตัวอย่างคร่าวๆ จะเห็นได้ว่าการวางแผนต่างๆ จำเป็นต้องใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยเหลือเพราะมีรายละเอียดปลีกย่อยจำนวนมากนั่นเอง ซึ่งระบบที่เข้ามาช่วยเหลือดังกล่าวคือระบบ Enterprise Resource Planning หรือ ERP นั่นเอง
ระบบ ERP คืออะไร?
ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) หรือ "ระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร" เป็นระบบซอฟต์แวร์ที่รวมการทำงานของทุกแผนกในองค์กรเข้าไว้ด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็นการเงิน บัญชี การผลิต คลังสินค้า ทรัพยากรบุคคล การขาย การจัดซื้อ หรือแม้กระทั่งการบริการลูกค้า ซึ่งระบบ ERP ถือว่าเป็นระบบศูนย์กลางของบริษัท ทำงานอยู่ในฐานข้อมูลเดียวกันทั้งองค์กร ทำให้ทุกคนในองค์กรมองเห็นข้อมูลเดียวกันและเป็นปัจจุบัน ลดการทำงานซ้ำซ้อนกัน
ประโยชน์ของระบบ ERP
เราสามารถสรุปประโยชน์ของระบบ ERP ได้ดังนี้
- การรวมศูนย์ข้อมูล เป็นประโยชน์หลักที่สำคัญที่สุด เมื่อข้อมูลทั้งหมดอยู่ในระบบเดียวกัน เราไม่ต้องเสียเวลาไล่หาข้อมูลจากหลายแผนก หรือประสบปัญหาข้อมูลไม่ตรงกันระหว่างแผนก บ่อยครั้งที่พบว่าข้อมูลในคลังสินค้า (Inventory) ไม่ตรงกับข้อมูลในระบบบัญชี ซึ่งเป็นปัญหาที่ร้ายแรงมากต้องมาไล่หาว่าสินค้าหายไปหรือไม่? มีการขโมยสินค้าไปหรือไม่? สินค้าตกหล่นที่ส่วนใด?
- ประสิทธิภาพในการทำงาน ลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน ลดการป้อนข้อมูลซ้ำ และลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลแบบแมนนวล (Manual) ระบบจะทำงานอัตโนมัติได้หลายอย่าง เช่น เมื่อมีการขายสินค้า ระบบจะปรับยอดสต็อกทันที ออกใบแจ้งหนี้ บันทึกรายได้ และอัพเดทข้อมูลลูกค้าไปพร้อมกัน
- การตัดสินใจที่แม่นยำขึ้น เมื่อมีข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ผู้บริหารสามารถดูรายงานแบบเรียลไทม์ และตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องรอให้แผนกต่างๆ ส่งรายงานมา ซึ่งในบางครั้งการตัดสินใจก็ไม่ทันท่วงที เกิดความเสียหายไปแล้วนั่นเอง
- การควบคุมและตรวจสอบได้ดีขึ้น ระบบมีการบันทึกล็อกการทำงานทุกอย่าง ทำให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครทำอะไร เมื่อไร ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงจากการทุจริตหรือความผิดพลาด
- การปรับตัวให้ทันการเติบโต เมื่อธุรกิจขยายตัว ระบบ ERP สามารถรองรับได้ไม่ว่าจะเพิ่มสาขา เพิ่มสายผลิตภัณฑ์ หรือขยายไปต่างประเทศ ไม่ต้องเปลี่ยนระบบใหม่ทั้งหมด
- ต่อยอดการวิเคราะห์ข้อมูลด้วยระบบ AI เมื่อข้อมูลทุกอย่างอยู่ที่ส่วนกลางและเป็นข้อมูลแบบดิจิทัลแล้ว เราสามารถใช้ระบบ AI เข้ามาช่วยวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อตอบคำถามทางธุรกิจต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการทำนายยอดขาย (Forecast) การหาสินค้าไหนที่มีการซื้อซ้ำมากที่สุด สินค้าชิ้นไหนมีการรายงานปัญหาหลังการขายมากที่สุด สินค้าชิ้นไหนมีการสั่งซื้อไปคู่กันมากที่สุด รวมไปถึงการจัดแคมเปญที่เหมาะสมกับลูกค้าแต่ละราย (Personalized Marketing) เป็นต้น
ความแตกต่างระหว่างระบบ ERP กับระบบ MRP
บางท่านอาจจะเคยได้ยินระบบ MRP หรือ Material Requirements Planning มาก่อน (โดยเฉพาะผู้ที่เคยเรียนบริหารธุรกิจ) และมีความสงสัยถึงความแตกต่างว่าต่างจากระบบ ERP อย่างไร ผมขออธิบายเอาไว้ดังนี้
- ระบบ MRP (Material Requirements Planning) คือ ระบบวางแผนความต้องการวัตถุดิบ เกิดขึ้นก่อนระบบ ERP หลายสิบปี โดยเน้นไปที่การจัดการวัตถุดิบและการผลิตเป็นหลัก ระบบจะคำนวณว่าต้องสั่งวัตถุดิบอะไรบ้าง เมื่อไร และเท่าไร เพื่อให้ทันกับแผนการผลิต ซึ่งต่อมาได้มีการพัฒนาเป็น MRP II (Manufacturing Resource Planning) ที่ครอบคลุมการจัดการทรัพยากรการผลิตทั้งหมด รวมถึงเครื่องจักร แรงงาน และกำลังการผลิต
- ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) เกิดจากการพัฒนาต่อยอดจาก MRP II โดยขยายความสามารถไปครอบคลุมทุกฟังก์ชันในองค์กร ไม่ใช่แค่การผลิตเพียงอย่างเดียว สามารถพูดได้ว่าระบบ MRP เป็นส่วนหนึ่งของระบบ ERP ก็ได้
ซึ่งความแตกต่างของทั้งสองระบบ สามารถสรุปได้ดังตารางดังนี้
| หัวข้อ |
ระบบ MRP |
ระบบ ERP |
| ขอบเขตการทำงาน |
จำกัดเฉพาะการผลิตและวัตถุดิบ |
ครอบคลุมทั้งองค์กร |
| ฟีเจอร์หลัก |
- การวางแผนวัตถุดิบ
- การจัดการสต็อก
- การจัดตารางการผลิต
- การควบคุมการผลิต
|
- ทุกโมดูลของ MRP
- การเงินและบัญชี
- ทรัพยากรบุคคล
- การขายและการตลาด
- การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Relationship Management หรือ CRM)
- จัดซื้อ
- ห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain)
- บริการลูกค้า
|
| กลุ่มผู้ใช้งานหลัก |
- แผนกผลิต
- แผนกวางแผนการผลิต
- แผนกคลังสินค้า
- วิศวกรโรงงาน
|
- ทุกแผนกในองค์กร
- ผู้บริหารทุกระดับ
- พนักงานทุกฝ่าย
|
| การมองภาพรวมธุรกิจ |
มองเห็นเฉพาะกระบวนการผลิต |
มองเห็นภาพรวมทั้งองค์กร |
| เหมาะสำหรับ |
- โรงงานผลิตขนาดเล็ก-กลาง
- ธุรกิจที่เน้นการผลิตเป็นหลัก
|
- องค์กรขนาดกลาง-ใหญ่
- ธุรกิจที่มีหลายสาขา
- ธุรกิจที่ต้องการบูรณาการทุกแผนก
|
ข้อควรพิจารณาก่อนตัดสินใจใช้ระบบ ERP
การเลือกใช้งานระบบ ERP จะต้องพิจารณาปัจจัยต่างๆ เหล่านี้
- ค่าใช้จ่าย การใช้งานระบบ ERP ไม่ใช่การลงทุนที่ถูก นอกจากค่าซอฟต์แวร์แล้ว ยังมีค่าปรับแต่งระบบ ค่าฝึกอบรมพนักงาน และค่าบำรุงรักษาประจำปี ต้องคำนวณความคุ้มค่าของการงทุน (Return of Investment หรือ ROI) ให้เหมาะสม
- ความพร้อมขององค์กร การนำระบบ ERP มาใช้ต้องมีการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงาน พนักงานทุกคนต้องปรับตัว ผู้บริหารต้องให้การสนับสนุนอย่างเต็มที่
- เวลาในการดำเนินการ โดยเฉลี่ยใช้เวลา 6 - 18 เดือน ขึ้นอยู่กับขนาดองค์กรและความซับซ้อนของระบบงาน ต้องเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับช่วงเปลี่ยนผ่าน
- การเลือกผู้ให้บริการ – เลือกผู้ให้บริการที่มีประสบการณ์ เข้าใจการทำงานของธุรกิจของเรา เพราะแต่ละอุตสาหกรรมมีขั้นตอนและกระบวนการทำงานไม่เหมือนกัน ต้องมีการสนับสนุนหลังการขายที่ดี และมีแผนพัฒนาในอนาคต
สรุป
ระบบ ERP เป็นเครื่องมือสำหรับการบริหารจัดการองค์กรยุคใหม่ แม้จะมีต้นทุนสูงและต้องใช้เวลาในการปรับตัว แต่ถ้าใช้อย่างถูกต้อง จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันได้อย่างมาก
จากประสบการณ์ผม องค์กรที่ประสบความสำเร็จในการใช้ระบบ ERP คือองค์กรที่เข้าใจว่านี่ไม่ใช่แค่การซื้อซอฟต์แวร์ แต่เป็นการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กร การลงทุนในคน กระบวนการ และเทคโนโลยีไปพร้อมกัน
ส่วนระบบ MRP นั้นยังคงมีบทบาทสำคัญสำหรับธุรกิจที่มุ่งเน้นการผลิต แต่ในโลกธุรกิจที่เชื่อมโยงกันมากขึ้นเรื่อยๆ การมองแค่ส่วนการผลิตอาจไม่เพียงพอ การมีระบบที่รวมทุกอย่างเข้าด้วยกันจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีขึ้นและรวดเร็วขึ้น ในบทความถัดไปจะอธิบายการเลือกใช้งานระบบ ERP ให้เหมาะสมกับธุรกิจของเรา
อ้างอิง: